“Evde kal sürecini başarıyla yönettik, şimdi yeni normali planlıyoruz”

Çağdaş dünyanın ilk kez karşılaştığı Covid-19 salgını, iş dünyasında çalışma koşullarının yeniden düzenlenmesine yol açtı. Önce iş tanımı gereği evlerinden çalışabilecek konumda olan milyonlarca çalışan iş süreçlerini evlerinden yönetti. Firmaların insan kaynakları birimleri söz konusu çalışanlar için bu süreçte yoğun çaba harcayarak evlerin ofise dönüşmesini sağladı. Çalışanların bilgisayarlarına özel programlar yüklendi, internet paket kapsamları genişletildi, günlük iş akış planları yenilendi. Evlerin bir köşesi ofise çevrildi.

Yaklaşık 2 aydır süren bu dönemin ardından gelen ‘yeni normal dönemi’ için firmaların insan kaynakları birimleri artık ofise dönüşün yol haritasını çiziyor. Ancak bu yeni dönem eski günlere hiç benzemeyecek. Salgın riski sıfıra inmediği için ofislerde ‘bulaş’ ihtimalini en aza indiren uygulamalar hayata geçecek. Salgın sürecinde neler yapıldığını ve yeni dönemde neler yapılacağını Philip Morris/ Sabancı İnsan Kaynakları Direktörü Iryna Vladimirova anlattı.

Evde çalışma sürecini nasıl yönettiniz?

En üst düzeyde tedbir alacağız ve çalışanlarımıza tam destek vereceğiz diyerek başladık sürece. Süreci iki aşamalı değerlendirdik. Birinci aşama eve geçiş, ikinci aşama ise evde sağlıklı çalışma ortamının oluşturulması. Biz uzaktan çalışma sürecini çok erken bir aşamada başlattık. Şirketimizin uzun süredir sahip olduğu dijitalleşme vizyonu ve kuvvetli dijital altyapıları, bu geçişi rahat yönetmemizi sağladı. Ayrıca Philip Morris/Sabancı olarak, istihdama destek olmak ve hiçbir çalışanının salgından ekonomik olarak olumsuz etkilenmemesi için bu dönem boyunca işten çıkarmama garantisi verdik. Çalışanlarımızın içinde bulundukları sürece ekonomik olarak rahat uyum sağlamaları için maaş ödemelerini erkene çektik. Öğlen yemeği yardımı ve aile fertlerini kapsayacak şekilde maske, dezenfektan ve eldivenden oluşan hijyen kitlerini çalışanlarımıza temin ettik. Bu uygulamalar ile salgın döneminde ortaya çıkabilecek dezavantajları sıfıra indirmeye çalıştık.

İş tanımları gereği evde çalışamayan personele nasıl destek oldunuz?

Çalışanlarımızın sağlığı ve güvenliği her zaman olduğu gibi bugün de en önemli önceliğimiz. Türkiye’nin diğer ülkelere göre salgın krizi ile geç karşılaşması ve uluslararası bir firma olmamız süreci rahat yönetmemizi sağladı. Globaldeki tüm öğrenimleri, erkenden ve planlı bir şekilde uygulama imkanımız oldu. Tüm ofislerimizde ve fabrikada T.C. Sağlık Bakanlığı’nın 2019-nCoV Hastalığı Rehberi’ne göre ve şirketin ‘İş Güvenliği Uzmanları’ tarafından oluşturulan plan çerçevesinde koronavirüs (COVID-19) salgınına karşı en üst seviyede önlemler aldık. Çalışanların hijyen ve mesafe kurallarıyla ilgili eğitilmesi ve uygulamaların ayrı bir birimimiz tarafından denetlenmesi çok önemli oldu. Ayrıca, Devlet Kurumları tarafından fabrikamızda yapılan incelemelerde de Covid 19 tedbirlerine tam uyulduğu, sağlık ve iş güvenliği önlemlerinin üst düzeyde olduğu tespit edildi.

Uygulamanız iki aşamalı demiştiniz, ikinci aşamada neler yaptınız?

İkinci aşama ise personelimize yaşamsal alanlarda, psikolojik anlamda ve ihtiyaç duydukları noktalarda destek olmak yer aldı. Bu amaçla tüm çalışanların faydalanacağı bir destek platformu oluşturduk. Bu platform üzerinden psikolojik danışmanlık, hukuki bilgilendirme, Covid-19’dan korunma tedbirleri ve daha birçok konularda destek sağladık. Sağlık sigortası kapsamını genişlettik. Ayrıca intranet sayfası üzerinden T.C. Sağlık Bakanlığının bilgilendirmelerini, uzaktan çalışmaya yönelik tavsiyeleri, beden sağlığını korumaya yönelik yönlendirmeleri düzenli olarak paylaştık.

Planlarınızı hayata geçirirken başarı oranınız ne oldu?

Başarı kriteri işlerin en az sorunla ilerlemesi ve çalışanlarımızın memnuniyeti ile ölçülebilir. Bu süreci başarılı bir şekilde yönetmenin olmazsa olmazı çift taraflı kesintisiz iletişimi sağlamaktı, biz de öyle yaptık. Bir yandan biz bilgilendirmelerimizi yaparken diğer yandan çalışanlarımızın ihtiyaçlarını anlamak ve geri bildirimlerini duymak için platformları hazır ettik. Bunlardan biri, şirket içi anket çalışması oldu. Sevinerek söylüyorum ki, anket sonuçlarına göre çalışanlarımızın neredeyse tamamı, şirketin çalışanlarını önemsediğini ve salgın döneminde alınması gereken bütün önlemleri aldığını düşündüklerini ifade ediyor. Yaptığımız tüm çalışmaların, çalışanlarımıza güvenli bir ortam sağlaması ve herkesin endişelerinin doğal olarak arttığı dönemde çalışanlarımızın memnun olması tabii ki en büyük başarı kriterimiz.

Artık tekrar ofislere dönüş konuşuluyor. Bunun için hazırlıklara başlandı mı?

İlk başta evlerdeki çalışma ortamının hazırlanması için çok vakit yoktu, hızlıca karar alındı ve belki de evden çalışma düzenine geçen ilk şirketlerden biri olduk. Dünyanın farklı yerlerindeki organizasyonlarda elde edilen deneyim çok hızlı olarak paylaşıldı. Bu bilgi akışı hızlı aksiyon almamızı sağladı. Şimdi yine aynı bilgi akışından faydalanarak, zaman avantajını da kullanarak ofislere, iş yerlerine döneceğimiz günler için plan yapmaya başladık. Hiçbir acelemiz yok, tüm çalışanlarımız için yine en doğrusunu yapacağız. Ama tabii ki planlar yapamaya, salgın riskine karşı çalışma şartlarını yeniden oluşturmak için gerekli adımları atmaya başladık.

Yeni çalışma şartları neler olacak?

Yeni şartlar; resmi yönlendirmelere göre şekillendirilerek, iş güvenliği uzmanlarımız ile birlikte çalışılarak oluşturuluyor. Fabrika alanlarında iş tanımları gereği çalışmaya devam eden arkadaşlarımız için bu değişiklikleri hayata geçirmiştik. Benzer önlemleri ofis alanlarımız için de hazırlıyoruz. Burada öncelikli olarak çalışanların bilgilendirilmesi yer alıyor. Çalışanlara oluşturduğumuz destek platformu üzerinden gelişmeleri aktarmaya devam edeceğiz. İş yerinde, yolda nasıl davranmaları gerektiğini, nelere dikkat etmeleri gerektiğini paylaşmaya devam edeceğiz. Bunların dışında servisler, çalışma alanları, yemekhaneler, kafeteryalar salgın riskine göre yeniden düzenleniyor olacak. Örneğin ofis alanlarındaki masalar mesafeli olacak, oturma düzenleri yeniden belirlenecek, ofiste olunsa dahi aynı mekanda toplantılar yapılmayacak. Yemekhane ve kafeteryalarda da oturma düzenleri değiştirilecek, yan yana oturma dönemi bitecek. ‘Yeni normal’ için planlarımızı yapmaya yine erkenden başladık ama ofise dönüş için de bir acelemiz yok.