Bir ofis çalışanı günde 160’ın üzerinde e-posta gönderiyor. e-postalarını okumak her gün en az 2 saatine mal oluyor. Zaman kazandırıyor denilen e-postalar yoksa zaman mı kaybettiriyor? Uzmanlar verimlilik için yüz yüze iletişimi öneriyor.

İş dünyasında artık birçok iş e-posta üzerinden yürütülüyor. Kararlar e-posta üzerinden alınıyor, bir e-postayla tümsüreçler değişiyor. Uzmanlar ise e-posta kullanmanın zararlarına dikkat çekmeye başladı. Acaba e-postalar zaman kazandırıyor derken yanılıyormuyuz? Yoksa e-postalar büyük zaman kaybettirmelerinin yanı sıra üretkenliğimizi, yaratıcılığımızı mı yok ediyor? Araştırmalar bu soruların cevabını “Evet” olarak veriyor. İşte e-postanın iş hayatımıza yaptıkları…

ALDIĞIMIZ E-POSTALARIN YÜZDE 75’İ GEREKSİZ
e-postaların birçok süreci hızlandırdığı bir gerçek ama başka bir gerçek daha var ki verimli kullanılmadıkları takdirde zaman kaybına neden oluyorlar. 16. İnsan Kaynakları Zirvesi’ne katılan Global Integration CEO’su Kevan Hall da “Hızla Yönetmek” adlı sunumunda özellikle epostayla yapılan iletişimin zaman kaybettirdiğini söyledi. Hall haftada bir gün nasıl tasarruf edilebileceği üzerinde durdu. Hall’un zaman tasarrufu konusunda özellikle üzerinde durduğu konu epostalardı: “Her gün aldığımız eposta’ların hemen hemen yüzde 75’i tamamen gereksiz. Çalıştığımız bir günün yüzde 20-25’ini ise e-postalara bakarak geçiriyoruz. Bu da gereksiz bir zaman kaybı ve verimsizliği beraberinde getiriyor. O nedenle iletişimi çoğu zaman yüz yüze gerçekleştirmenizi öneriyorum.”

TABURE AL KAFEYE OTUR
Hall iletişim kurmak için diyaloglara başvurmak ve bunun için de zaman harcamak gerektiğini söylüyor. Hall özellikle CEO’lara “Bir tabure al ve kafeye otur. Orada ne öğrenmek istersen öğrenirsin” diye tavsiye verdiğini de ekliyor.

İnsanların yüz yüze daha verimli iletişim kurduğuna dikkat çeken Hall, bu yöntemle ciddi bir zaman kaybından da kurtulabileceğimizi söylüyor. Uzmanlar e-posta’yla konuşmanın insanların yaratıcılıklarını ve üretkenliklerini eksilttiğini düşünüyor. Çünkü insanlar yüz yüze iletişimde birbirleriyle sürekli fikir alışverişinde bulundukları için yeni fikirler daha rahat ortaya çıkıyor ve insanların yaptığı nüanslar, mimikler e-posta iletişimde kaybolabiliyor. Bir IT firması olan Basex’in yaptığı araştırmanın sonucu da bunu onaylıyor: Bir ofis çalışanı verimliliğinin 2.1 saatini dikkatinin dağılması sonucu kaybediyor.

Bu verimlilik kaybı firmalara ciddi maliyetlere neden oluyor. Özellikle Intel’in bu konuda yaptığı araştırma zararın büyüklüğüne dikkat çekiyor. Araştırmanın sonucuna göre büyük firmalar çalışan verimliliğindeki düşüşler sebebiyle yılda 1milyar dolar kaybedebiliyor. E-postayla iletişimi aslında bizi daha bir içimize kapanmaya itiyor. E-postayla iletişim kuran insanların çoğu yavaş yavaş yüz yüze iletişimden çekinmeye başlıyor. Her işini eposta ile halletmeye çalışıyor ve sonunda ortaya bir iletişim tembelliği çıkıyor. E-postalar bırakın yüz yüze iletişimi telefonla yapılan iletişimi bile

etkilemiş durumda. Her geçen gün çalışanlar daha çok e-postalarına dönüyor, bilgisayarlarına gömülüyor.

Zaman Yönetimi üzerine yazılımüreten RescueTime firmasının yaptığı araştırmanın sonuçları e-postalarda harcanan zamana dikkat çekiyor: Bir ofis çalışanı günde ortalama 50 kere e-postasını kontrol ediyor ve 77 hızlı ileti gönderiyor. Deloitte’in araştırmasına göre ise bir ofis çalışanı günde ortalama 160 e-posta yollayabiliyor.

E-postanın zararları neler?

* Yanlış anlamalar sıkça gerçekleşebiliyor.
* Yapılacak işin süresi uzayabiliyor.
* Kişinin gözünden kaçan e-postalar büyük zaman kayıplarına yol açıyor.

E-postalar konusunda nasıl zaman kazanabiliriz?

* E-posta geldiğini belirten bilgisayarınızdaki uyarıları ve sesleri kapatın.
* E-postanızı kontrol etmek için belirli zamanlar belirleyin ve buna uyun. Mesela 1 saatten az bir sürede tekrar tekrar kontrol etmeyin.
* Asıl iletişim yolunuzun e-posta olmasına izin vermeyin. Daha çok yüz yüze ya da telefonla iletişimi tercih edin.
* Sadece acil olan e-postalarınızı yanıtlayın. Her gelen e-posta’yı hemen yanıtlamaya çalışmayın.
* Çoğunlukla Tümünü Yanıtla seçeneğini kullanın.
* Eğer cevap gerektirmeyen epostalar atacaksanız “Yanıta gerek yok” şeklinde mail’inizde belirtebilirsiniz.
* İstenmediği ve gerekli olmadığı sürece her e-postayı “Mailinizi aldım” ya da “teşekkür ederim” şeklinde yanıtlamayın.
* İşyerinde olmadığınız ya da tatilde bulunduğunuz sürece ofiste olmadığınız günler için otomatik e-posta hazırlayın.

2010 E-POSTA DÜNYASININ RAKAMLARI

İnternet ve teknoloji firması Royal Pingdom 2010’da e-posta ile ilgili dünya çapındaki rakamları açıklıyor.

107 trilyon: 2010 yılında dünya çapında gönderilen e-posta sayısı.
294 milyar: Her gün gönderilen ortalama e-posta sayısı
1.88 milyar: Dünya çapında e-posta kullanıcılarının sayısı
480 milyon: Yeni e-posta kullanıcılarının sayısı
89.1%: Önemsiz e-posta olarak gönderilen e-posta yüzdesi
262 milyar: Her gün gönderilen önemsiz e-posta sayısı
2.9 milyar: Dünya genelindeki e-posta hesaplarının sayısı
25%: Şirketlere ait e-posta hesap oranı
* Gelen önemsiz e-postalar hem göz yorgunluğuna hem de silinirken zaman kaybına neden oluyor.
* Konsantre olduğunuz işe çalışırken ekranınızda çıkan bir yeni e-posta aldınız yazısı konsantrasyonunuzu bozabiliyor.
* Cevap verilecek e-postaların çokluğu çalışanda strese neden olabiliyor.